INFORMACJA
dla sygnalistów dot. wprowadzenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz zasad ochrony danych osobowych
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zwana dalej ustawą) reguluje m.in. warunki objęcia ochroną sygnalistów, w tym środki ochrony oraz zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i ustalania wewnętrznej procedury w tym zakresie.
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanym w pkt 1-16.
Sygnalistą jest osoba fizyczna zgłaszająca lub ujawniająca publicznie informacje o naruszeni prawa, jakie uzyskano w kontekście związanym z pracą (art. 4 ust. 1 ustawy).
Zgłoszenie sygnalisty oznacza ustne lub pisemne, wewnętrzne lub zewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa Unii.
Zgłoszenie wewnętrzne polega na przekazaniu informacji o naruszeniu do osoby przyjmującej zgłoszenia, wyznaczonej przez Szkoły Ekonomiczno-Handlowe w Gdańsku, zewnętrzne zaś – Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.
Działania odwetowe.
Katalog niepożądanych działań (działań odwetowych) skierowanych w stronę sygnalisty został wyszczególniony przez ustawodawcę w art. 12 ustawy i zawiera przykładowe działania odwetowe, których stosowanie względem sygnalisty jest dla pracodawcy niedozwolone.
W/w katalog posiada charakter otwarty, zatem sygnalista może być narażony także na inne, nieprzewidziane prze ustawodawcę zagrożenia wskutek dokonania przez niego zgłoszenia lub ujawnienia naruszenia prawa.
W przypadku doświadczenia działań odwetowych sygnalista posiada prawo do domagania się odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego bądź zadośćuczynienia za doznaną szkodę, bądź krzywdę.
Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać:
- imię i nazwisko sygnalisty;
- adres do kontaktu;
- nazwę placówki, której dotyczy zgłoszenie;
- szczegółowy opis sprawy wraz z uwzględnieniem istotnych faktów;
- wskazanie naruszonych przepisów prawa, osób/komórki organizacyjnej, której dotyczy naruszenie prawa, o ile jest znane sygnaliście, osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków, o ile są znane sygnaliście;
- dowody służące weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego;
- inne istotne okoliczności sprawy.
Zgłoszenie wewnętrzne anonimowe nie podlega rozpatrzeniu w trybie ustawy o ochronie sygnalistów.
Terminy.
W przypadku zgłoszenia naruszenia przepisów prawa, w stosunku do sygnalisty występuje obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego - w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
Termin na przekazanie sygnaliści informacji zwrotnej na temat jego zgłoszenia i przeprowadzonych działań następczych – maksymalnie 3 miesiące od dnia potwierdzenia zgłoszenia wewnętrznego, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
Ochrona sygnalistów.
Ochrona sygnalisty rozpoczyna się z momentem dokonania przez niego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego naruszenia prawa, jeśli zostaną spełnione łącznie dwa warunki, wyszczególnione w art. 6 ustawy, tj:
- istnienie uzasadnionych podstaw po stronie sygnalisty, na podstawie których sądzi, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania przez niego zgłoszenia;
- odnoszenie się tej informacji do naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą
Ochrona przewidziana jest również dla osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanej z sygnalistą. Zabronione są wszelkie formy działań odwetowych, w tym groźby ich spowodowania lub próby ich podejmowania do którejkolwiek z tych osób.
Prawo sygnalisty do ochrony poufności swojej tożsamości.
Istotnym prawem sygnalisty, jakie gwarantuje mu ustawę o ochronie sygnalistów, jest zapewnienie mu poufności jego tożsamości. Szkoły Ekonomiczno-Handlowe w Gdańsku, do którego trafia zgłoszenie naruszenia prawa, wydaje odpowiednie pisemne upoważnienia osobom, które przyjmują i weryfikują zgłoszenia wewnętrzne oraz podejmują działania następcze. Prawo do zapewnienia sygnaliści poufności jego tożsamości wzmocniony jest obowiązkiem osób upoważnionych do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, jakie uzyskały wskutek przyjmowania i weryfikacji wewnętrznych zgłoszeń, oraz podejmowania działań następczych.
Ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, gwarantują Szkoły Ekonomiczno-Handlowe w Gdańsku oraz Rzecznik Praw Obywatelskich, zapewniając, że zarówno procedura przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, jak i procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, a także przetwarzanie danych osobowych związane z przyjmowaniem zgłoszeń, uniemożliwią nieupoważnionym osobowym uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem.
Zgoda na ujawnienie tożsamości
Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).
Wyjątek dotyczący zgody
Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
Niezbędność i minimalizacja
Szkoły Ekonomiczno-Handlowe w Gdańsku przetwarzają dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
Przechowywanie i usuwanie danych.
Szkoły Ekonomiczno-Handlowe im.Macierzy Szkolnej w Gdańsku przechowują dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.
Informowanie osób wskazanych w zgłoszeniu
Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Ograniczenie w realizacji prawa dostępu do danych osobowych
Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Przechowywanie danych osobowych w zakresie zgłoszeń zewnętrznych
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
Zasady ochrony danych osobowych
Administrator danych osobowych zapewnia, że dane osobowe będą:
1) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
2) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
3) adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
4) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
5) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
6) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).
Realizacja obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty
Treść obowiązku informacyjnego (klauzula informacyjna) znajduje się na stronie BIP placówki w zakładce: SYGNALIŚCI
KANAŁY WEWNĘTRZNE ZGŁOSZEŃ:
Zgłoszenie naruszeń prawa można dokonywać w formie pisemnej (elektronicznej), poprzez dedykowany do tego bezpieczny kanał zgłoszeń, do którego link znajduje się poniżej:
Dane kontaktowe do osoby przyjmującej zgłoszenia sygnalistów:
Paulina Szmigielski- sekretariat@seh.edu.gdansk.pl
Bezpieczny kanał do zgłoszeń naruszeń prawa przez sygnalistów:
